Pakete kommen zu spät, Bestände stimmen nicht, Rückfragen versanden im Ticketsystem – irgendwann ist klar: Es muss ein neuer Fulfillment-Dienstleister her. Viele Händler zögern trotzdem, weil sie Angst vor dem Umzug haben. Verständlich, denn jeder Tag ohne Versand kostet Umsatz und Bewertungen. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Plan läuft der Wechsel, ohne dass deine Kunden etwas merken.
1. Vertrag und Zeitpunkt klären
Bevor du irgendetwas bewegst, schau in deinen bisherigen Vertrag: Kündigungsfrist, Kosten für die Auslagerung, Regeln für die Herausgabe der Ware. Plane den Umzug so, dass er nicht in deine stärkste Verkaufszeit fällt – also nicht direkt vor dem Weihnachtsgeschäft oder einer großen Aktion. Je mehr Luft du hast, desto entspannter wird es.
2. Daten zusammentragen
Dein neuer Partner braucht saubere Stammdaten. Je vollständiger sie sind, desto schneller ist alles eingerichtet:
- Artikelliste mit SKU, EAN/GTIN, Bezeichnung und Varianten
- Maße und Gewichte pro Artikel, idealerweise auch pro Umkarton
- Besonderheiten: zerbrechlich, Mindesthaltbarkeit, Chargen, Seriennummern
- Verpackungsvorgaben, Beileger und Sonderprozesse
- Versandziele und gewünschte Versandarten
- Absatzzahlen der letzten Monate, damit der Platz richtig geplant wird
3. Bestand zählen
Der wichtigste Schritt: Bevor die Ware das alte Lager verlässt, brauchst du einen belastbaren Bestand. Fordere eine aktuelle Bestandsliste an und gleiche sie mit deinem eigenen System ab. Gibt es Abweichungen, kläre sie jetzt – nicht nach dem Umzug, wenn niemand mehr weiß, wo die Differenz entstanden ist. Beim Wareneingang im neuen Lager wird erneut gezählt. Die beiden Zahlen vergleichst du, und erst dann gilt der neue Bestand.
4. Ware umziehen
Ob alles auf einmal oder in Etappen umzieht, hängt von deinem Sortiment ab. Bewährt hat sich ein gestaffelter Umzug: Zuerst kommen die Artikel, die sich gut planen lassen, die Schnelldreher folgen zuletzt oder werden aufgeteilt. Wichtig ist, dass jede Palette und jeder Karton eindeutig beschriftet ist und eine Packliste mitkommt. Unklare Kartons ohne Inhaltsangabe kosten im Wareneingang Zeit.
Tipp: Wenn ohnehin neue Ware von deinem Lieferanten kommt, lass sie direkt ans neue Lager liefern. So baust du dort Bestand auf, während das alte Lager weiter verschickt.
5. Schnittstellen einrichten und testen
Bestellungen müssen automatisch beim neuen Dienstleister ankommen, Sendungsnummern und Bestände automatisch zurückfließen. Kläre früh, welche Systeme verbunden werden: Shop, Marktplätze, Warenwirtschaft. Wir arbeiten zum Beispiel mit Amazon, Shopify, JTL und eigenen API-Lösungen. Teste mit echten Bestellungen, bevor der volle Betrieb startet: Kommt die Bestellung an? Stimmt die Adresse? Wird die Sendungsnummer zurückgemeldet?
6. Parallelphase einplanen
Der sicherste Weg ist eine kurze Phase, in der beide Lager arbeiten. Das alte Lager verschickt seinen Restbestand, das neue übernimmt Artikel für Artikel. Dafür musst du in deinen Systemen festlegen, welcher Artikel aus welchem Lager kommt. Klingt aufwendig, verhindert aber genau den Lieferstopp, den du vermeiden willst. Sobald das alte Lager leer ist, schaltest du es ab.
Kommuniziere die Parallelphase auch intern klar: Wer im Team bucht Wareneingänge, wer beantwortet Kundenanfragen zu Sendungen aus welchem Lager? Eine einfache Übersicht, welcher Artikel ab welchem Tag wo liegt, erspart viele Rückfragen.
Typische Fehler beim Wechsel
Die meisten Probleme beim Umzug entstehen nicht durch die Ware, sondern durch Lücken in der Planung. Häufig gesehen: Der Umzug wird kurz vor einer Aktion gestartet, weil der alte Vertrag gerade ausläuft. Stammdaten werden aus einer veralteten Liste übernommen, und im neuen Lager passen Maße oder Varianten nicht. Die Schnittstelle wird erst am Umzugstag scharf geschaltet, ohne vorher eine einzige Testbestellung durchzuspielen. Oder Sonderprozesse wie Beileger und Geschenkverpackung werden vergessen, weil sie im alten Lager „einfach liefen“. Jede dieser Lücken lässt sich mit der Checkliste unten schließen.
7. Nach dem Umzug: kontrollieren
In den ersten Wochen lohnt sich ein genauer Blick: Stimmen die Bestände? Kommen Pakete pünktlich und korrekt an? Laufen Retouren an die richtige Adresse? Denk daran, die Rücksendeadresse in deinem Shop, auf Marktplätzen und auf Retourenscheinen zu ändern – sonst landen Rücksendungen noch Wochen später im alten Lager.
Checkliste für den Wechsel
- Kündigungsfrist und Auslagerungskosten beim alten Dienstleister geklärt
- Umzugstermin außerhalb der Hauptsaison gewählt
- Stammdaten vollständig: SKU, EAN, Maße, Gewichte, Besonderheiten
- Bestandsliste vom alten Lager mit eigenem System abgeglichen
- Paletten und Kartons eindeutig beschriftet, Packlisten dabei
- Neue Lieferantenware direkt ans neue Lager umgeleitet
- Schnittstellen zu Shop, Marktplätzen und Warenwirtschaft getestet
- Parallelphase mit klarer Artikelzuordnung geplant
- Rücksendeadresse überall geändert
- Bestände nach dem Umzug erneut geprüft
Wir begleiten deinen Umzug
Ein Wechsel ist für uns kein Sonderfall, sondern Teil des Onboardings. Wir schauen uns zuerst dein Business an, planen mit dir den Ablauf und setzen ihn gemeinsam um. Wie das genau aussieht, liest du auf So starten wir. Was unser Fulfillment umfasst und welche Systeme wir anbinden, steht auf den jeweiligen Seiten.
Bereit für den Wechsel?
Erzähl uns, wo es gerade hakt. Wir planen den Umzug mit dir – ohne Lieferstopp.